Son hamle: İşle nasıl başa çıkılır?
Alexander Savina
Haftanın sonunda (ve yılın sonunda) Tek arzumuz işle hızlıca başa çıkmak ve sonunda dinlenmeye başlamak. Zaman yönetimi konusunda çok çeşitli kitaplar ve el kitapları bulunmaktadır - size neyin uygun olmadığını bulmak için. Bu konuyu ciddiye almaya henüz hazır olmayanlar için, çalışmalarla daha hızlı başa çıkmanıza ve sizi daha üretken hale getirmenize yardımcı olacak birkaç ipucu ve püf noktası topladık.
Çoklu görev aramayın
Birçoğunun takip ettiği basit tavsiyeler: Bir görevle hızlı ve iyi başa çıkmak için, bunu tek başına yapmak daha iyi olur ve mümkünse tüm dikkat dağılmalarını ortadan kaldırın. Herkes aynı anda birkaç şeye aynı derecede iyi konsantre olamıyor, özellikle de her biri daldırma ve dikkat isterse - bu nedenle işin kalitesi zarar görüyor.
İş sohbet odaları, anlık mesajlaşma programları, e-posta - tüm bunlar çok rahatsız edici. Dikkat dağıtıcı şeylerden nasıl kurtulabileceğinizi düşünün - örneğin, yeni bir mesajla ilgili bir bildirim açılır açılmaz hemen yanıt vermeyin, bunları daha sonra çözmek için çalışma sırasında ortaya çıkan üçüncü taraf görevlerini kaydedin veya benzer görevleri gruplayın ve çözmek için gün içinde bir kenara bırakın onlar. İkincisi daha az dikkat dağıtmaya izin verecek - bir tür görevden diğerine yeniden inşa etmeniz gerekmeyecek. Bu prensibi takip etmek için disiplin ve ciddi bir dayanıklılık gerekecek - ancak sonuç uzun sürmeyecek.
İş gününü planla
Yapılacaklar listesi, işi çok daha kolaylaştıran basit bir tekniktir: Asıl görev miktarını tahmin edebilir ve tamamlamaları için gerçekçi süreler belirleyebilirsiniz. Tersine ne kadar inanmak istersiniz, ancak tüm görevlerin farklı önemi vardır - bu yüzden işinizi planlarken öncelikleri belirleyin. Günün hangi saatinde en verimli olduğunuzu düşünün ve şu anda en önemli ve en zor işleri çözmeye çalışın. Örneğin, birçok kişi iş postalarını kontrol etmekle güne daha alışkındır, ancak bu her zaman en iyi çözüm değildir - sabahları en aktif iseniz, yorulmadan ve dikkatini kaybetmeden önce, bu zamanı konsantrasyon gerektiren en zor ya da yaratıcı işler için bırakmak daha iyidir.
Toplantılar genellikle bir günü kırabilir - örneğin, çalışma gününün başlamasından birkaç saat sonra yapılırsa, en az bir görevi tamamlamak için zamanınız yoktur. Vaktinizi planlarken, toplantılardan önce veya sonra bir şeyler yapmak için zamanınız olup olmadığını düşünün - toplantıyı sabaha ertelemek daha kolay olabilir mi? Buna ek olarak, iş tahmin edilemez ve öngörülemeyen görevleriniz herhangi bir zamanda olabilir. Bu nedenle, günün planının çok yoğun olmaması ve sürprizler için yeterli zamanın olması daha iyi - 5-6 saatlik sürekli çalışma.
Kendinize son tarihler koyun - ve bunları sıkın
Görevle daha hızlı başa çıkmamamızın nedenlerinden biri - net bir son tarihin bulunmaması: iş genellikle bunun için ayrılan her zaman alır. Zor görevler için son tarihler özellikle önemlidir: çok sık olarak zor bir iş için işlerimizi kısaltır ve çekeriz, çünkü bu bizim için çok büyük görünmektedir - açık bir son tarih daha anlaşılır olmasına yardımcı olur.
İlk olarak, yarım saatliğine genellikle birkaç saat harcadığınız bir görevin üzerindeki çalışmayı azaltmaya çalışın - belki de kendiniz normalden daha hızlı olan her şeyle nasıl başa çıkacağınızı fark etmezsiniz. Doğru, burada dikkatli olmakta fayda var - kendinize gerçekçi son teslim tarihlerini belirleyin (günün tüm saatini iki saat içinde yapmayı denemeyin) ve verilen süre içinde görevi yönetemezseniz kendinizi getirmeyin: sürekli stres altında çalışıp panik yapmazsınız.
Önemsiz görevlerle daha az zaman harcayın.
Tüm iş görevleri eşit derecede önemli değildir - bu yüzden aynı zamana üzerinde çalışmaya değmez. Bir işletme danışmanı olan Simon Reynolds, küçük işler için on dakika veya daha az zaman ayırmanızı tavsiye eder: çoğu zaman mükemmel performans gerektirmezler, böylece daha önemli işler yapmak için bağışta bulunabilirsiniz. Reynolds'a göre, kişi günde 90 dakikaya kadar tasarruf sağlayabilir - asıl mesele, işlerin zamanını amaçlı olarak günde birkaç kez azaltmaya çalışmaktır. Ek olarak, çalışma gününün başında ritime girmenin en iyi yollarından biri küçük bir şey yapmaktır (bu önemlidir!) Ve en zor iş değil. Bu, sabah antrenmanlarıyla karşılaştırılabilir: daha iyi hissedeceksiniz ve başka şeyler yapabilirsiniz.
Başka bir faydalı teknik - sadece bir dakika karar vermek için harcama yapmaya çalışın. Genellikle düşünerek çok fazla zaman harcıyoruz, ancak her zaman alınan kararlar daha iyi hale gelmiyor. Doğru kararı sık sık bildiğinizi ancak zaman ayırdığınızı fark ederseniz, kendinize 60 saniyelik bir son tarih belirlemeye çalışın.
Uygun bir zaman yönetimi şeması seçin.
Daha üretken olmanıza ve gününüzü daha iyi hale getirmenize yardımcı olacak birçok teknik var - asıl mesele kendinizinkileri bulmak. En yaygın olanlardan biri "domates tekniğidir" (yaratıcısı bir domates şeklinde bir zamanlayıcı kullandı). Basit bir mantığa dayanmaktadır: işe katılmak ve etkin bir şekilde gerçekleştirmek için zamana ve dinlenmek için zamana ihtiyacımız var. "Domates tekniği", çalışmanızı bloklara ayırdığınız anlamına gelir - "domatesler".
25 dakika boyunca bir süreölçer ayarlamanız gerekir (bu bir “domates” dir), bu sırada başka hiçbir şeyden rahatsız edilmeden çalışacaksınız. Zamanlayıcı çaldıktan sonra, beş dakikalık bir ara verin ve ardından yeni bir blok başlatın. Üç veya dört 25 dakikalık bloktan sonra, daha uzun bir duraklama yapın ve 15-30 dakika dinlenin.
Bu rakamlara kesinlikle uymak zorunda değilsiniz: zaman aralıkları herhangi bir şey olabilir, asıl şey çok kısa değildir - aksi takdirde dikkatinizi dağıtmadan belirli bir miktarda iş yapmak için zamanınız olmaz. Bu teknik çok etkili: İşten başka bir şey yapmadığınız bir zaman dilimi için daha fazlasını yakalayabilirsiniz. Ek olarak, "domateslerde" belirli bir görev için ne kadar zaman harcadığınızı ölçebilirsiniz - ve zamanınızı planlamak daha iyidir.
Neyi reddedebileceğini düşün
İşinizin miktarını yeterince ve kesin bir şekilde değerlendirmek önemlidir - o zaman daha hızlı olduğu ortaya çıkacaktır. Antrenör Mark McCartney, gereksiz tüm şeyleri atmanızı soğuk kanla tavsiye eder: görevlerinizden hangisinin en önemli ve önemli olduğunu ve hangilerini güvenle bırakabileceğinizi (iyi veya delege etmeye çalışın) değerlendirin. McCartney'e göre, sık sık makinede bir şeyler yapmayı kabul ediyoruz, bu görevin neden önemli olduğunu ve gerçekten bu kadar önemli olup olmadığını düşünmeden.
Kritik yaklaşım hayatınızı kolaylaştırmaya ve önceliklendirmeye yardımcı olur. Uygulamada, bu öneri öncelikle e-posta ile ilgilidir - süreci nasıl optimize edebileceğinizi (örneğin, düşünceli bir yanıt gerektirmeyen e-postalar için şablonlar veya otomatik yanıtlar kullanın) ve tüm iletilerin yanıt vermeye değer olup olmadığına bakın.
Ara ver
Bunu zaten biliyorsun: yorgun bir insan sadece etkili bir şekilde çalışamaz. Çoğunlukla, daha fazlasını yapmak için, tam tersini yapmaya değer olmasına rağmen daha uzun ve duraksamadan çalışmak için çalışıyoruz. Öğrencinin günde birkaç saat uyku alışkanlığından vazgeçen herkes, yeterince uyku alırsanız ve akşamları işten bir süre dinlenseniz, yarı uykuda çalışmaya başladığınızdan çok daha üretken olacağınızı ve deneyimlemeyi bilir. Ayrıca, mümkün olduğunca duraklatın. Aynı zamanda (ve bunu da biliyorsunuz) mola yüksek kalitede olmalı: akıllı telefona takılmamalı ya da Facebook üzerinden çevirmeye başlamamalısınız - bilgisayardan bir süre uzaklaşmanız ve bilgi akışından kaçınmanız daha iyidir.
Kendine karşı dürüst ol
Belki de en önemli tavsiye: sadece verimliliğinizi engelleyen şeyin ne olduğunu tam olarak anlayabilirsiniz. Genelde, yerleşik alışkanlıklar nedeniyle daha az zamanımız var - ve burada dürüstçe, değişmeye değer olduğunu kabul etmeliyiz. İşe geldiğinizde, sürece dahil olmak için yirmi dakikanızı harcıyor musunuz? Öğle yemeğinden sonra bir meslektaşı ile kahve içmek ister misiniz? Görevler arasında sürekli geçiş ve bir şeye odaklanamama? Habercilerle bağlantıda mısınız? Ne yapacağını biliyorsun.