Çalışma alanı etkin bir şekilde nasıl organize edilir

Alexandra Savina

İşyerinde geçirdiğimiz günün çoğu, ofis veya ev ofisi olsun. Ancak, genellikle kendi rahatlığımızı feda ediyoruz ve etrafımızdaki boşluğun bizi nasıl etkilediğini nadiren düşünüyoruz. Size vaktiniz olmadığı ve bir yığın görevle karıştığı görülüyorsa, meselenin bir şey bulmanın imkansız olduğu masanın üzerine monte edilmemiş bir kağıt yığını içinde olması mümkündür. Daha verimli çalışmak için iş yerinizi daha iyi organize etmenize yardımcı olacak ipuçları paylaşıyoruz.

Aşırı kurtulun

İşyerini yeniden düzenlemeye başlamadan önce, hepsini gereksiz yere atmanız gerekir. Temizlenmemiş bir masada daha üretken çalışsanız bile, hiçbir fayda getirmeyen şeyden kurtulmanız zarar vermez. Bu her şey için geçerlidir: çalışma kağıtları, kırtasiye malzemeleri ve diğer şeyler - gerekli olan en düşük seviyeyi yapmaya çalışın. İşinizde size yardımcı olmayan soğuk kanı atın: birkaç unutulmaz şey ve bir çerçevede en sevdiğiniz fotoğraf karışmaz, ancak çok daha büyüklerse çalışma yüzeyinin ciddi bir bölümünü alabilirler.

Birkaç ayda bir bahar temizliği yapın ve düzenli olarak temiz tutun. Kendiniz için en uygun programı seçin (örneğin, her iş gününün sonunda 15 dakika veya Cuma günü bir saat) ve buna bağlı kalın - siparişin sürdürülmesi daha kolay olacak ve belgeler ve belgeler masada birikmeyecektir. Gereksizlerden kurtulmak daha kolaydı, her zaman masanın yanında bir çöp kutusu bulundurun. Ek olarak, günün sonunda masayı antibakteriyel bir bezle silmek faydalıdır.

Evrak ve belgeler ile anlaşma

Dürüst olalım: kağıt - masaüstündeki ana çöp kaynağı. Ve onlarla daha az çalışmamıza rağmen, tamamen elektronik doküman yönetimine geçebilecek kadar şirket yok. Akışın üstesinden gelmek daha kolaydı, masada, uğraşmanız gereken belge sayısına bağlı olarak iki tepsiye veya iki klasöre sahip olabilirsiniz. İlk önce, yeni olan her şeyi eklemeniz gerekir: imza, açılmamış mektuplar ve benzeri uygulamalar. İkincisi, baktığınız ve daha sonra ele alınması gereken kağıtları göndermeniz gerekir - böylece hiçbir şey dikkatsiz bırakılmaz.

Şu anda uğraşmanıza gerek olmayan, ancak hala yanınızda taşımanız gereken belgeler için, belirli bir depolama sistemine sahip olmak daha iyidir. Bilinen klasörler olması gerekmez: masada çok fazla yer yoksa, duvara özel tepsiler (örneğin, gazete depolamak için) asmayı deneyebilirsiniz. Sıkıcı bir mantar tahtası yerine küçük notlar, notlar ve hatırlatıcılar özel bir ızgaraya asılabilir. Özellikle önemli belgeler bilgisayar kopyalarına taranıp saklanabilir.

Kısayollar ve çöpler sistemini göz önünde bulundurun - belki de klasörleri imzalamanız yeterli olacaktır, ya da ihtiyacınız olanı daha çabuk bulmak için onları renkle işaretlemeniz yararlı olacaktır. Kağıtları katlarken, gerçekten onlara ihtiyaç duyup duymadığınızı ve gelecekte onlarla temas kurup kurmayacağınızı kendinize sorun - sakladığımız şeylerin çoğu “sadece durumda” kullanmaz. "Other" veya "Miscellaneous" klasörünü başlatmamaya çalışın - büyük olasılıkla, zaman içinde tam olarak ne olduğunu unutacaksınız.

"Kağıt - eylem" ilkesini tanıtmaya çalışın. Belge ve notların masanın üzerinde durmasına izin vermeyin, bunları yapmanız gereken bir eylem olarak kabul etmeyin: örneğin, telefon numarasının yazılı olduğu kartvizit, akıllı telefonla yeni bir temas kurma veya günlüğe bir kişiye ihtiyaç duyduğunuzda bir not alma zamanı aramak

Kutuları ve diğer depolama araçlarını kullanın.

Kağıtlarla ilgilendikten sonra, masaüstünüzdeki diğer öğelere dikkat edin. Hangi sevgiyi seçerseniz seçin, her zaman masanın üzerinde durmamak ve gerektiğinde olsun - bu nedenle daha fazla alan ve daha az toz olacaktır. Küçük şeyler için, örneğin, yumurta altlığı kullanabilirsiniz. Ayrı bir kutuya veya konteynere çok sık kullanmadığınız şeyleri koymak önemlidir: örneğin, bir inme, hesap makinesi veya yapışkan bant.

Kutular, klasörler ve saklama kapları ucuzdur (aynı IKEA'da bulunabilirler), ancak hem ofiste hem de evde çalışma alanını daha verimli kullanmaya yardımcı olacaklardır. Uzun süre dayanacak dayanıklı olanları seçin - ve kağıtlarda olduğu gibi etiket ve çöp sistemi hakkında düşünmeyi unutmayın.

Kabloları düzenli tutun

Masaüstünün daha temiz görünmesini sağlamak için, kabloları ve uzatma kablolarını gizlemeniz gerekir: özel bir kap satın alabilir veya bir ayakkabı kutusundan kendiniz yapmaya çalışabilirsiniz. Çok fazla alan yoksa ve kabloları saklayacak yer yoksa, en azından yavaşça birbirine bağlamanız gerekir; böylece karışmazlar ve karışmazlar.

Bilgisayardaki dosyaları sırala

Çalışma alanının organizasyonundaki bir diğer önemli nokta, bilgisayardaki dosyaların sıralanmasıdır. Henüz yapmadıysanız, belgeleri yeni bir şekilde düzenlemek için bir veya iki saat ayırın: üstlenmesi korkutucu, ancak o zaman kendinize teşekkür edeceksiniz. Sıradan kağıtlarda olduğu gibi, sizin için uygun olan sistematizasyon ve etiketler de çok yardımcı oluyor. Sık sık aynı belgenin farklı sürümleriyle çalışmak zorundaysanız, görev üzerinde çalışan tüm çalışanlar için anlaşılabilir bir adlandırma sistemi düşünmeniz yararlı olacaktır. Ek olarak, her yeni sürümün adını tarih ekleyebilir ve gerekirse saat - son değişikliklerin ne zaman yapıldığını anlamak ve sürümleri karşılaştırmak çok kolay olacaktır.

Şu an ihtiyacınız olmayan klasörler, ancak gelecekte faydalı olacaktır, arşivleyebilirsiniz - böylece gezinmesi daha kolay olacaktır. En değerli belgelerin bir kopyası bulut servisinde saklanmalıdır - bu durumda olabilir.

Ekstra depolama alanı düzenleyin.

Bu tavsiyeye öncelikle evden çalışanlar için ve sadece belgelerle değil, aynı zamanda daha hacimli malzemelerle de ihtiyaç duyulmaktadır: hafta sonu için ofiste masada kağıt bırakıyorsanız, o kadar korkutucu değildir, o zaman evde mümkün olduğunca temiz olmasını istersiniz. Herkesin ayrı bir ofisi veya geniş bir çalışma alanı yoktur, ancak bu durumda bir çıkış yolu vardır. Masanın üzerine asılı raflar ekleyebilir veya altına ek depolama düzenleyebilirsiniz.

İşyerini bölgelere ayırın

Bu, çeşitli görevlerle daha etkin bir şekilde başa çıkmanıza yardımcı olacak faydalı bir tekniktir: bilgisayarda çalışmak için bir yer ve onsuz çözülebilen görevler için ayrı bir alan - basılı belgelerle veya elinizde bir dizüstü bilgisayarla beyin fırtınası yapmak. Küçük bir masanız olsa bile, alanı yine de ayarlayabilirsiniz: örneğin diğer tarafa geçmeniz veya ortak bir koltukta oturmanız yeterlidir.

Evden çalışıyorsanız, çalışmak için ayrı bir alan ayırmak çok önemlidir (bir mutfak masasının veya küçük bir katlanır masanın bir parçası olsa bile). Bu, öncelikle iş ve kişisel hayatı ayırmak için gereklidir (evden çalışmak bir moddan diğerine geçmek zor olabilir), ancak daha pratik bir bakış açısıyla faydalı olabilir. Örneğin, çocukların yaklaşmayacağı ve en uygun olmayan zamanda kırılmayacakları ayrı bir çalışma bilgisayarına sahip olmak yararlıdır.

İşleri elinizde tutun

Yine de bu prensibi uyguladığınızı düşünüyoruz, ancak tekrar söylemek yararlı olacaktır. Bir ev ofisi kurarken, alanı organize etmek ve bir veya başka bir şeyin nerede durulacağını belirlemek, öncelikle iş akışının yapılandırılmasından başlar. En gerekli şeyler daima elinizin altında olmalı, aksi takdirde nesneleri nasıl kullandığınıza (örneğin, yazıcının yanında ve sayfaların yanında kağıt tutmanız) veya genellikle belgelerle çalıştığınız alanın yakınında çalışmak veya gerekli iş kitaplarını okumak için kılavuzluk etmeniz gerekir.

Kendinizi daha iyi hissettiren şeylere dikkat edin.

Çalışma alanını düşünerek, küçük şeylerde bile konforu unutmayın. Rahat bir sandalye seçmek çok önemlidir, böylece sırtta ve boyunda ağrı olmaz, yeterli aydınlatma (ofiste karanlıksa, masa lambası alırsanız) ve ofisin daha iyi çalışmasını sağlayan diğer şeyler - örneğin, bilek altında bir yastık bulunur. Tünel sendromunun veya sırt ve boyundaki yükü hafifleten footrest'in görünümünü önlemeye yardımcı olur.

Masanızda yemek yemeyin

Her ne kadar bu tavsiye, mekanın organizasyonu ile değil, çalışma sürecinin organizasyonu ile ilgili olmasa da, bariz görünmektedir, ancak yine de ihmal edilmektedir - ancak boşuna. Masanızda yemek yerken, istemeden daha fazla yemek yiyebilirsiniz (meşgulken, aç olmasak bile ne kadar yediğimize dikkat etmeyiz ve genellikle en yararlı atıştırmalıkları seçeriz). Ek olarak, öğle yemeği molası (küçük de olsa), işlerden uzaklaşmaya ve yeni güçlerle onlara geri dönmeye yardımcı olacaktır.

Masanızda atıştırma yapmaktan kaçınılması mümkün değilse, ufalanmayan, dökülmeyen veya lekelenmeyen yiyecekler seçin (klavyeden kırıntıları sallayarak veya çalışan bir dizüstü bilgisayarda çorba dökmek üzücü bir ihtimaldir), dikkatli olmaya çalışın ve başkalarını rahatsız etmeyin ( meslektaşlarına tatsız davranın), kendinizden sonra temizleyin ve akşam yemeğinden sonra masayı sildiğinizden emin olun.

resimler: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Tasarım Mağazası