Kontrol listesi: 8 zamanın nasıl tahsis edileceğini bilmediğinizi belirtiyor
Alexander Savina
Zaman yönetimi becerilerinin etkinliğini değerlendirmek gibi görünüyor çok basit: tüm işleri belirtilen süre içinde yapmak için zamanınız varsa veya kritik bir durumda hızlandırabilir ve görevleri mümkün olduğunca çabuk yapabiliyorsanız, her şey yolunda demektir. Ancak, bazen zaman tahsisi ile ilgili problemler çok açık değildir - örneğin, her şey için zamanınız varsa, ancak zaman zaman olanaklar dahilinde hareket ettiğinizi hissediyorsunuz. Bunu nasıl anlayacağımızı anlıyoruz - ve ne yapmalı.
1
Eyleminizin ne kadar süreceğini tahmin edemezsiniz.
Beş ila on dakika boyunca kararlı bir şekilde geç kaldığınızı fark ederseniz (çalışmak, arkadaşlarınızla ve nerede olursanız olun), belki de sorun, ne kadar zamanınız farklı işlere sahip olduğunuzu tam olarak anlamadığınızdır. Bu oluyor - konunun basit olduğundan emin gibi görünüyorsunuz ve sadece en sonunda, on dakika daha ekleyeceğinizin farkındasınız.
İyi haber şu ki, bununla başa çıkabiliyorsunuz: her şeyi aynı anda planlama eğiliminde olduğunuzu fark ederseniz, her iki seferde de sadece iki kez ya da en azından onbeş dakika daha bekleyin. Birçok kişi bu tekniği çalışma günlerini planlarken kullanır: beklenmedik bir mücbir sebeplerin her zaman uyumlu bir görev listesine eklenebileceğini unutmayın.
2
Gün için net bir planınız yok.
Yapılacaklar listesi, en kolay ve en etkili zaman yönetimi araçlarından biridir: sayesinde, görevler için ne kadar zaman harcadığınızı ve sistemin nerede başarısız olduğunu kolayca anlayabilirsiniz. Elbette tüm bunlar, dakikayı güne kadar hesaba katmanız gerektiği anlamına gelmez - ama en azından soru listesini anlamak ve hangi sırayla gireceğinizin her zaman yararlı olduğunu düşünmek için.
İşin içinde ve dışında çoğu, çok fazla sorun olduğu hissi tarafından engelleniyor ve hangisinin ilk başta alınacağı belli değil. Günlüğü veya iş planı bu sorunu çözecek ve güne detaylar ekleyecektir: Maddelerin listesi kafamdaki karmaşadan çok daha az korkutuyor.
3
Temsil etmekten korkuyorsun
"İyi bir şey yapmak istiyorsan, kendin yap" - popüler, ama en üretken fikir değil: her zaman basitçe onlarla başa çıkamayacak kadar çok şey toplama riski vardır. Süreci baştan sona izlemeye alışkınsanız ve kontrolü bırakmaya hazır değilseniz, ancak bu üretkenliği engellemeye başlarsa, görevlerin bir kısmını başkalarına devretme zamanının gelip gelmediğini düşünün.
Ve eğer çalışan soruları bıraktıysanız, henüz hazır değilsiniz, o zaman temizliği başkasına emanet etmek ve yoğun bir günün ardından yemek yapmak yerine evde yemek siparişi vermek oldukça mümkün. Dinlenme için boş zaman harcanabilir - ertesi gün daha üretken olmak için.
4
Önceliklendirmiyorsun
Zamanı en iyi duruma getirmek için, bir günde ne yapmanız gerektiğini anlamak yeterli değildir - şu anda ne yapılması gerektiğini ve ne bekleyebileceğini de değerlendirmek zorundasınız. Antrenör Kimberly Medlock, “Sık sık, üzerimize baskı yapmak için harcadığımız zihinsel çaba nedeniyle, üzerimize baskı yapan önemli işleri erteleriz” dedi.
Acil bir tepki gerektirmese de, bir düzine harfe cevap vermek, en kısa sürede gönderilmesi gereken büyük ve önemli bir rapor almaktan daha kolaydır - ikincisine dikkat etmek daha verimli olmasına rağmen. Bu sizin durumunuzsa - öncelikleri yeniden gözden geçirmeye çalışın: işin büyük kısmını üstlenmenin ne kadar zor olduğu önemli değil, kesinlikle yaptığınız için kendinize minnettar olacaksınız.
5
Aynı anda on şey yapmaya çalışıyorsun.
Tüm uzmanlar çoklu görev yapmanın böyle iyi bir fikir olduğunu düşünmüyor. İki mekanik durumla başa çıkmak kolaysa (örneğin, bir podcast'i ve aynı anda dinlemek), sürekli dikkat gerektiren iki eylem (örneğin, bir TV dizisini izlemek ve aynı anda e-postaya yanıt vermeye çalışmak) zordur - büyük olasılıkla hızlı bir şekilde bir görevden diğerine geçmek.
Mantığın belirttiğinin aksine, yalnızca ona dikkat ederseniz, muhtemelen olayla daha hızlı başa çıkacaksınız. Ünlü "domates tekniğini" deneyebilirsiniz: bir zamanlayıcıya yirmi beş dakika boyunca başlayın ve şu anda hiçbir şeyin dikkatini dağıtmayın - süre dolduğunda, beş dakikalık bir mola verebilirsiniz.
Daha az katı yöntemler deneyebilirsiniz - örneğin, belirli bir görev için belirli bir zaman ayırmak için (son tarih sizi daha hızlı çalıştırır - asıl şey fazla zorlamak değildir) veya sadece dış uyaranları en aza indirmeyi deneyin. Bir e-posta ile başlayın: her yarım saatte bir kontrol etmek için acele etmek yerine, günde iki veya üç kez birkaç dakika ayırın.
6
Rahatlamıyorsun
Öğrenci yıllarından sonra, çoğu kişi zor bir keşifle karşı karşıya kalacak: bütün gece uyumayan ve sonra, hiçbir şey olmamış gibi, iş yapamazlar. Muhtemelen, yeterince uyuyamadığınız veya çok yorgun olduğunuz günlerde, daha sık dikkatinizin dağıldığını ve işin olabileceğinden çok daha yavaş gittiğini fark etmişsinizdir.
Bu gibi durumlarda, gün içinde çok az şey yaptığınızı ve gece geç saatlerde işleri bitirdiğinizin farkına vardığınızda her zaman tehlikeli bir telaşa düşme riski vardır - böylece ertesi gün yeterince uyuyamazsınız ve yapabileceğinizden daha az çalışırsınız. Kendinizi bu konuda yakalarsanız, verimliliğin en iyi yardımcısının iyi bir rüya olduğunu bilin (hijyenini unutmayın!).
7
Hayır demeyi bilmiyorsun
Çok fazla görevi başarmak imkansız: Her şeyi bir kerede, belirli bir aşamada yapmaya çalışmak, kaliteden veya terimlerden fedakarlık etmek zorunda kalabilirsiniz. Etrafınızda bir iyilik veya hizmet isteyen her zaman vardır, küçük bir işletmede yanlış olan hiçbir şey yoktur - çok sayıda talebin sizin için çok daha önemli olduğunu fark edene kadar, sizin için çok daha önemli.
Kaç görevi üstlenebileceğinizin yanı sıra, onlar için gereken zamanla bir hata yapmak da çok kolaydır - ve tüm bunlar da sonuç olarak tükenmişliğe yol açabilir. Bu nedenle, zamanında "hayır" demeyi öğrenmek çok önemlidir: son başvuru tarihlerini doldurmaktan, her şeyi kötü yapmaktan veya sadece tükenmekten başka bir şey yapmayı derhal reddetmek daha iyidir.
8
Ritminizi yeniden canlandırmaya çalışıyorsunuz
Verimlilik söz konusu olduğunda duyulabilecek en sık tavsiye: “Sadece sabah erken kalkmak ve daha fazlasını yapmak” - Anna Wintour, Tim Cook ve Richard Branson'ın sözde yaptığı gibi. Belki de örneklerinden ilham alarak sabah saat beşte kalkıp pratik yapmak, kahvaltıda kız arkadaşınızla buluşmak ve zaten dokuzda ofisteki masada olmak - ancak çabucak bitmek için neşe ve isteklilik yerine bunalmış ve yorgun hissetmek yerine.
Ne yazık ki, verimlilik için evrensel bir tarif yoktur. Sabahın erken saatlerinde değil, işten sonra akşam saatlerinde arkadaşlarınızla eğitmek ve buluşmak daha kolay olabilir ve verimliliğinizin zirvesi sabah saat dokuzda değil, öğleden sonra saat üçte bir öğle yemeği molasından sonradır. Bir şaka olmaya çalışmak yerine, vücudu dinleyin - böylece daha iyi hissedeceksiniz.
resimler: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com